Czy sztuczna inteligencja zrewolucjonizuje zamówienia publiczne?

Oczywistym jest, że na ten moment sztuczna inteligencja nie jest narzędziem doskonałym. Zaczyna ona jednak coraz mocniej wpływać na niemal każdy aspekt naszego życia i wykorzystywana jest w coraz to nowych dziedzinach i obszarach. Mimo, że obecnie wiele aspektów dotyczących AI, w tym kwestii etycznych, bezpieczeństwa informacji czy prywatności danych, wymaga dyskusji oraz adaptacji regulacji prawnych, AI niesie ze sobą ogromny potencjał, którego wykorzystanie w odpowiedni sposób może usprawnić wiele procesów i przynieść wiele korzyści.

Jak zatem sztuczna inteligencja mogłaby wpłynąć na proces udzielania zamówień publicznych? Czy mogłaby przyczynić się do bardziej efektywnego i kontrolowanego wydatkowania środków publicznych? I czy byłaby w stanie wyręczyć nas w przygotowaniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, dokonania porównania ofert wykonawców, czy chociażby przygotowania wyjaśnień w zakresie rażąco niskiej ceny? A ponadto zrobić to wszystko w krótkim czasie? Wszystko wskazuje na to, że tak. Pytanie zatem nie powinno brzmieć “czy?”, ale raczej “kiedy to nastąpi?”.

Czym jest sztuczna inteligencja?

Zanim jednak przejdziemy do potencjalnych sposobów wykorzystania sztucznej inteligencji w zamówieniach publicznych, zatrzymajmy się na moment na mechanizmie działania sztucznej inteligencji.

Na przestrzeni kilku ostatnich lat powstało wiele definicji pojęcia sztucznej inteligencji, przy czym, jak dotąd, nie udało się wypracować uniwersalnego określenia tego zjawiska. Za pewien międzynarodowy konsensus w zakresie ujęcia definicji sztucznej inteligencji uznać jednak można definicję wypracowaną przez OECD (Organisation for Economic Cooperation and Development) odnosząca się do sztucznej inteligencji w kategoriach modelu systemowego.

Zgodnie z definicją opracowaną przez OECD i wyrażoną w Recommendation of the Council on Artificial Intelligence, sztuczna inteligencja jest systemem opartym na koncepcji maszyny, która dla określonego zestawu celów zdefiniowanych przez człowieka może dokonywać prognoz, zaleceń lub decyzji wpływających na rzeczywiste lub wirtualne środowiska.

Sztuczna inteligencja działa zatem, w dużym uproszczeniu, w sposób, który naśladuje aspekty ludzkiego myślenia. Dotyczy ona zdolności maszyn do wykonywania zadań, które dotychczas wymagały ludzkiego rozumowania oraz zdolności przetwarzania informacji. Dzięki algorytmom uczenia maszynowego sztuczna inteligencja posiada możliwość analizowania ogromnych baz danych, uczenia się z nich oraz podejmowania bezpośrednich decyzji.

Możliwości wykorzystania AI w zamówieniach publicznych

Jaki zatem wpływ AI mogłoby wywrzeć na sam proces udzielania zamówień publicznych? Oto kilka możliwości:

I. Wsparcie w zakresie przygotowania postępowania

Sztuczna inteligencja może pomóc w lepszym zrozumieniu potrzeb zamawiającego oraz przygotowaniu procesu zakupowego.

Nietrudno sobie wyobrazić, by na podstawie danych historycznych oraz dotychczas udzielonych zamówień sztuczna inteligencja mogła wyciągać odpowiednie wnioski i przewidzieć potrzeby zamawiającego w zakresie dalszych zamówień danego rodzaju. Dostęp do danych historycznych, w przypadku zamówień powtarzalnych, może również pomóc zamawiającym w kategoryzacji udzielanych zamówień i przygotowywaniu planów postępowań o udzielenie zamówień.

Sztuczna inteligencja może również stanowić wsparcie dla zamawiających w procesie samego przygotowania postępowania o zamówienie publiczne, chociażby przy dokonaniu analizy potrzeb i wymagań czy ustalaniu szacunkowej wartości zamówienia:

Analiza potrzeb i wymagań

Wydaje się, że dokonanie analizy, której głównym celem jest określenie rzeczywistych potrzeb zamawiającego i dopasowanie ich do dostępnych na rynku rozwiązań, a ponadto zapewnienie efektywnego i racjonalnego wydatkowania środków publicznych może być wspierane przez systemy sztucznej inteligencji. Wykorzystanie AI tym obszarze, w przypadku bardziej zaawansowanych algorytmów, mogłoby sprowadzać się do przeprowadzania analizy ryzyka dotyczącego różnych rozwiązań i rekomendacji określonej strategii działania. Jednocześnie, w przypadku dostępu do odpowiednich źródeł danych, AI mogłaby wspomagać zamawiających w analizie różnych scenariuszy kosztowych, identyfikacji najbardziej opłacalnych i efektywnych rozwiązań oraz wyszukiwaniu rozwiązań przyjaznych dla środowiska.

Szacowanie wartości zamówienia

Sztuczna inteligencja może wesprzeć zamawiającego w analizie danych, między innymi poprzez przeszukanie baz danych odnoszących się do wcześniejszych zamówień o podobnych charakterze celem zidentyfikowania historycznych kosztów i cen. Dzięki temu, zamawiający w prosty sposób będzie miał możliwość ustalenia średniej wartości podobnych zamówień udzielonych w przeszłości. Dodatkowo, w przypadku dostępu do odpowiednich źródeł danych, zaawansowane algorytmy AI mogłyby wspierać zamawiających w analizowaniu aktualnych cen rynkowych, przewidywaniu potencjalnego ryzyka związane ze zmianą cen i regulacji mogących wpłynąć na ostateczną wartość zamówienia, czy aktualizowaniu szacunkowej wartości zamówienia.

II. Automatyczne generowanie dokumentów i sugerowanie określonych rozwiązań

Narzędzia AI mogą wspomagać proces tworzenia dokumentów przetargowych oraz identyfikować ewentualne błędy w zakresie obowiązujących przepisów prawnych. Bazując na dotychczasowych wzorach pism oraz wprowadzonych przez zamawiającego danych wejściowych, AI może tworzyć standardowe dokumenty przetargowe, takie jak specyfikacje warunków zamówienia, formularze ofertowe, wezwania kierowane do wykonawców czy wzory umów o zamówienie publiczne.

Wykorzystanie odpowiednich systemów AI przy tworzeniu powtarzalnych dokumentów związanych z przetargiem może przełoży się na zwiększenie dokładności ich przygotowania, ograniczenie potencjalnych błędów, a także oszczędność czasu i przyspieszenie samej procedury przetargowej.

Ponadto, na podstawie analizy wcześniejszych przetargów, w zależności od rodzaju udzielanego zamówienia odpowiednie systemy AI mogą sugerować określone rozwiązania oraz decyzje związane z doborem konkretnych kryteriów oceny ofert, warunków udziału w postępowaniu, wyboru procedury, czy też zastosowaniu określonych klauzul umownych.

AI może również posłużyć systematyzowaniu i kategoryzowaniu określonego rodzaju danych służących przygotowaniu postępowania. Co więcej, mając dostęp do odpowiednich danych, systemy AI mogą w miarę przeprowadzania kolejnych postępowań „wyciągać wnioski” z poprzednich doświadczeń rekomendując określone rozwiązania i usprawniając proces związany z przygotowaniem dokumentacji.

III. Analiza dokumentów i wykrywanie nieprawidłowości

Kolejnym potencjalnym wykorzystaniem sztucznej inteligencji może być wsparcie zamawiających w procesie analizy ofert oraz dokumentów przetargowych. AI w krótkim czasie może zweryfikować i porównać wiele dokumentów wyszukując potrzebne nam informacje. Odpowiednie algorytmy AI mogą przeszukać dokumenty w poszukiwaniu konkretnych fraz oraz weryfikować, czy spełniają one konkretne wymagania wspomagając zamawiających w analizie umów lub innych dokumentów pod kątem określonych aspektów, zagrożeń lub niedozwolonych klauzul.

Jednocześnie, sztuczna inteligencja może wspomóc zamawiających w analizie i porównaniu ofert wykonawców oraz identyfikowaniu występujących w nich niezgodności lub braków. Algorytmy AI mogłyby zostać wykorzystane m.in. w zakresie porównywania ceny ofertowej z cenami konkurentów oraz cenami rynkowymi wspomagając tym samym zamawiających w identyfikacji ofert zawierających przesłanki rażąco niskiej ceny lub zaniżone składniki cenotwórcze.

Ponadto, po zakończeniu oceny ofert, bazując na dostępie do wprowadzanych do systemu danych, AI mogłaby również w sposób automatyczny przyznawać punktacje poszczególnym ofertom, podsumowywać wyniki i tworzyć rankingi uwzględniające wszystkie kryteria oceny ofert.

Po zakończeniu procedury przetargowej, mogłaby być z kolei wykorzystana chociażby do automatycznego dokonywania archiwizacji dokumentacji przetargowej.

Zaawansowane systemy oparte na AI mogłyby również umożliwić szybkie odnajdywanie informacji w bazach danych i zbiorach dokumentów oraz wspomagać zamawiających w analizie i monitorowaniu rynku. Dla przykładu - oczywiście przy założeniu istnienia odpowiednich rejestrów i wyposażeniu sztucznej inteligencji w stosowne algorytm - AI mogłaby wspierać zamawiających w weryfikacji wykonawców w oparciu o wiarygodne bazy danych dotyczące ich uprawnień czy realizowanych wcześniej zamówień oraz związanych z tym nieprawidłowości.

W dalszej perspektywie, można byłoby również zakładać, że AI mogłoby mieć niemałe znaczenie w monitorowaniu i raportowaniu ogólnego procesu zamówień publicznych przyczyniając się do większej przejrzystości i kontroli wydatkowania środków publicznych. Na dużą skalę, mogłoby ono wpłynąć na monitorowanie procesów zakupowych dokonywanych przez ogół podmiotów publicznych i wykrywać potencjalne nieprawidłowości, a także współpracować z innymi technologiami.

Odległa zmiana?

Na chwilę obecną narzędzia sztucznej inteligencji postrzegane są raczej w kategorii narzędzi wspomagających. Niemniej jednak, mając na uwadze postępujący rozwój technologii, można się spodziewać, że z biegiem czasu AI będzie odgrywać coraz większą rolę zarówno w procesie udzielania zamówień publicznych, jak i całym sektorze publicznym. I choć trudno przewidzieć perspektywę czasową wykorzystania sztucznej inteligencji można zakładać, że jej zdolność do automatyzacji, analizy danych i przewidywania wyników może przynieść znaczne korzyści w obszarze zamówień publicznych i wpłynąć na usprawnienie procedur.

Automatyzacja procesów może przede wszystkim wspomóc zamawiających w wykonywaniu wielu rutynowych zadań, takich jak generowanie wzorcowych dokumentów, weryfikacja ofert czy wyszukiwanie określonych informacji. Jednocześnie, dzięki dostępowi do odpowiednich zasobów i źródeł danych oraz integracji z innymi systemami, AI może mieć w przyszłości znaczący wpływ na ulepszenie całościowego systemu zamówień publicznych i efektywniejsze wydatkowanie środków publicznych.

I choć bez wątpienia możemy założyć, że odpowiednie wykorzystanie AI może przynieść wiele korzyści, skala wykorzystania sztucznej inteligencji w zamówieniach publicznych zależna będzie od wielu czynników, w tym w szczególności postępu technologicznego, odpowiedniej infrastruktury, możliwości finansowych, kosztów finansowych związanych z wprowadzaniem zaawansowanych systemów oraz odpowiednich regulacji prawnych zapewniających przejrzyste, bezpieczne i identyfikowalne wykorzystanie AI.

Autor: Paulina Skórzewska, radca prawny, DSK Kancelaria