Jak uniknąć kosztownych sporów prawnych w branży budowlanej?

Raport HKA CRUX 2022 maluje ponury obraz: analiza danych dowodzi, że 1600 ujętych w badaniu projektów odnotowało straty w wysokości 80 mld dolarów z powodu roszczeń i sporów; co więcej, łącznie opóźnienia w realizacji projektów sięgnęły 840 lat. Oprócz szkód finansowych spory prawne mogą stanowić poważne obciążenie dla różnych zasobów – dochodzi czasem do efektu domina, w którym jeden problem prowadzi do kolejnego, zmniejszając przepływy pieniężne i zyski, a w najgorszym przypadku zagrażając reputacji firmy. To błędne koło stanowi zagrożenie nie tylko dla poszczególnych projektów, ale także dla całej organizacji.

Zapobieganie zamiast reagowania

Nie wszystkie metody zarządzania sporami są równie proste i skuteczne – z tego powodu koniecznie trzeba rozpoznać różnice i zastosować właściwą metodę. Tradycyjne metody, takie jak regularne szkolenia pracowników, niezależne audyty, porady prawne, usługi mediacyjne lub ubezpieczenia są oczywiście uzasadnione, ale wiążą się z wysokimi kosztami i złożonością. Wymagają wysokiego poziomu zasobów i często prowadzą do zmian, co czyni je mniej atrakcyjnymi ze względu na wysiłek związany z ich wdrożeniem. Oprogramowanie do zarządzania budową oferuje znacznie prostsze i wydajniejsze rozwiązania.

Systemy cyfrowe poprawiają jakość dokumentacji bez konieczności ciągłego korygowania istniejących procesów, zapewniając w ten sposób jej lepszą jakość (również pod względem prawnym).

Dokumentacja poszczególnych etapów

Najważniejszą cechą rozwiązań cyfrowych jest ich zdolność do tworzenia niezmiennych zapisów. Są one odporne na manipulacje – to oznacza, że nie można ich później zmienić, co w sądzie okazuje się nieocenione: mamy do dyspozycji niepodważalną cyfrową ścieżkę audytu. Ten cyfrowy system można płynnie zintegrować z bieżącymi działami operacyjnymi i w ten sposób przygotować się na niespodzianki prawne w nagłych sytuacjach – bez konieczności skomplikowanego dostosowywania.

Wśród strategii minimalizacji ryzyka prawnego nadzwyczaj skuteczna jest cyfrowa dokumentacja projektu. Jest to proaktywny sposób, który zapewnia kompleksową, łatwą w odczycie dokumentację, a tym samym lepiej uchroni projekty przed potencjalnymi sporami prawnymi.

Oprogramowanie do zarządzania budową: zapobieganie i ochrona

Oprogramowanie do zarządzania budową należy postrzegać jako coś więcej niż tylko software – działa ono jako tarcza i strategiczny partner w unikaniu sporów prawnych, które często wynikają z niezgodności z przepisami i niepowodzeń w zapewnianiu jakości. To właśnie tutaj odpowiednie oprogramowanie udowadnia swoją wartość i przekształca wcześniejsze wyzwania w zoptymalizowane, wysoce wydajne procesy. Pomaga śledzić szczegóły: kto podjął decyzję, jaką, kiedy i dlaczego. Jeśli później pojawiają się pytania dotyczące jej powodów czy motywacji określonych działań, oprogramowanie do zarządzania budową gwarantuje idealne wsparcie, ponieważ rejestruje wszystko, co się wydarzyło.

Cyfrowa ścieżka wzmacnia każdy projekt od samego początku – dzięki niej wszystko przebiega sprawnie. W dzisiejszym świecie takie narzędzie jest absolutnie niezbędne. Nie tylko chroni, ale także zapewnia sukces projektu – od początku do końca – ocenia Krzysztof Studziński, Regional Manager PlanRadar w Polsce i dodaje, że ma to szczególne znaczenie również w świetle przepisów związanych z obowiązkowym wdrożeniem elektronicznego dziennika budowy wraz z końcem 2029 roku. – To bardzo ważna zmiana, która już dziś rzutuje na firmy, kierujące się innowacyjnością i patrzące na biznes długofalowo. Na szali mamy zatem z jednej strony bezpieczeństwo, a z drugiej zgodność z powszechnie obowiązującymi regulacjami, które nieuchronnie obejmą wszystkie podmioty na rynku – podkreśla.

W jaki sposób cyfrowa strategia zmniejsza ryzyko prawne i optymalizuje realizację projektu

Jednym z przykładów zastosowania cyfrowych narzędzi do zarządzania dokumentacją jest spółka BUWOG Bauträger, która stanęła przed zadaniem przebudowy 55 000 lokali mieszkalnych. Wtedy dostrzeżono potrzebę cyfrowej zmiany w zarządzaniu projektami i śledzeniu usterek. W celu zwiększenia wydajności i zmniejszenia ryzyka prawnego, przeprowadzono szczegółową analizę procesów zarządzania. Wyniki wykazały, że usterki zgłaszane za pośrednictwem różnych (często nieodpowiednich) kanałów komunikacji powodowały utratę informacji i brak możliwości śledzenia poszczególnych przypadków.

Potrzeba nowoczesnego rozwiązania stała się oczywista, ponieważ przejście na system cyfrowy nie tylko upraszcza raportowanie i śledzenie zgłoszeń, ale także zwiększa przejrzystość i wydajność. Dostępny podgląd danych umożliwia śledzenie bieżącego statusu każdej usterki w czasie rzeczywistym – to idealny przykład korzyści wynikających z cyfryzacji: od lepszej identyfikowalności po optymalizację zasobów i procesów.

Wdrożenie proaktywnej strategii z wykorzystaniem oprogramowania do zarządzania budową

Jak poradzić sobie ze złożonością dzisiejszej branży budowlanej? Za lwią część sukcesu odpowiada proaktywne planowanie. Uwzględnienie zorientowanych na cel sposobów pracy, takich jak szczegółowe prowadzenie dokumentacji, komunikacja w czasie rzeczywistym i dokładna sprawozdawczość stanowią podstawę klarowności i bezpieczeństwa realizacyjnego. Kroki te pomagają zracjonalizować zadania związane z zarządzaniem i znacznie zmniejszają prawdopodobieństwo nieporozumień bądź sporów. Chroni to projekty przed potencjalnymi problemami prawnymi.

Tego typu podejście nie tylko pomaga uniknąć problemów prawnych, ale również promuje silną, opartą na zaufaniu komunikację pomiędzy wszystkimi osobami i podmiotami zaangażowanymi w inwestycję budowlaną. Aby uniknąć ryzyka sporów prawnych zagrażających powodzeniu projektu, warto wybrać oprogramowanie do zarządzania budową, które optymalnie ochroni procesy biznesowe przed sporami prawnymi.