Spory przetargowe – czy nastąpi nowe rozdanie?

Pat. A może jednak nie?

Polski ustawodawca w art. 15r specustawy umożliwił modyfikację umów o zamówienie publiczne, wprowadzono także regulacje związane z możliwością dokonywania uzasadnionych zakupów z pominięciem Pzp. Jednak zastój spowodowany wstrzymaniem rozpoznawania odwołań przez Krajową Izbę Odwoławczą może niebagatelnie wpłynąć na dalsze, sprawne funkcjonowanie całego systemu zamówień publicznych. Jakkolwiek bowiem tylko niewielki procent postępowań przetargowych znajduje swój finał w Krajowej Izbie Odwoławczej, to niezmiennie znajdują się wśród nich najdroższe, generujące największy obrót inwestycje.

W ostatnich dniach na stronie internetowej Urzędu Zamówień Publicznych ukazał się komunikat wskazujący na możliwość wznowienia rozpatrywania odwołań złożonych do KIO. Jak jednak stwierdza się w komunikacie, takie procedowanie wymagać będzie szeroko rozumianych zmian organizacyjnych i legislacyjnych. Jednym z głośniejszych pomysłów jest przeprowadzanie zdalnych rozpraw. Taka formuła miałaby zagwarantować możliwość aktywnego popierania przez strony swoich racji, przy jednoczesnym zminimalizowaniu ryzyk związanych z rozprzestrzenianiem się koronawirusa.

Idea ta jest w pełni zgodna z opiniami środowiska. Tytułem przykładu wspomnieć warto, że Stowarzyszenie Prawa Zamówień Publicznych przygotowało i wystosowało projekt zmian w regulaminie postępowania przy rozpoznawaniu odwołań, uwzględniających postulat zdalnego prowadzenia rozpraw. Przedłożony projekt zakłada rozpoznawanie odwołań na posiedzeniach i rozprawach, które odbywać miałyby się z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Jak to robią inni

Choć przeprowadzenie zdalnej rozprawy zdaje się być środkiem nadzwyczajnym i dla wielu może zaburzać ideę nieograniczonego dostępu do szeroko pojętego wymiaru sprawiedliwości, to rozwiązanie w takiej postaci wdrożone jest, i z dużym powodzeniem funkcjonuje na gruncie sądownictwa arbitrażowego, nie tylko międzynarodowego.

Warto wskazać chociażby na funkcjonujący w Polsce Sąd Arbitrażowy Online (OAC), instytucję dość jeszcze młodą, utworzoną nieco ponad rok temu. Jego charakterystyczną cechą jest dostępność z dowolnego miejsca na świecie pod warunkiem posiadania dostępu do sieci internetowej. Korzyści płynących z rozpoznawania spraw online jest wiele. Przede wszystkim zwraca się uwagę na szybką i prostą procedurę. Aby sąd mógł rozpoznać sprawę wystarczy ją zarejestrować, opisać i uzasadnić roszczenia oraz załączyć dowody. Drogą elektroniczną odbywa się przedstawianie wniosków stron, wymiana wszystkich pism procesowych oraz przekazywanie zarządzeń arbitrów. Przeprowadzenie dowodu z zeznania świadka możliwe jest natomiast po przedstawieniu przez stronę postępowania pisemnego oświadczenia świadka (skan dokumentu). Jeżeli jednak skład orzekający tak zdecyduje, może przesłuchać świadka na rozprawie w formie wideokonferencji. Wskazuje się przy tym jednocześnie, że obowiązkiem każdej ze stron zobowiązana jest zapewnić uczestnictwo w wideokonferencji świadka, o którego przesłuchanie wnosi.

Sama rozprawa w formie wideokonferencji przeprowadzana jest, gdy skład orzekający uzna to za niezbędne dla rozstrzygnięcia sporu. W takim wypadku, skład orzekający wyznacza termin rozprawy w formie zarządzenia z co najmniej 3-dniowym wyprzedzeniem.

Kwestią kluczową, z punktu widzenia przeprowadzenia rozprawy w formie wideokonferencji, jest jej techniczna organizacja. Regulamin Sądu Arbitrażowego Online wskazuje tutaj jasno, że każda ze stron jest zobowiązana posiadać sprzęt niezbędny do udziału w wideokonferencji, czyli komputer z szerokopasmowym podłączeniem do Internetu, kamerę oraz słuchawki. Co więcej, każda ze stron zobowiązana jest przed rozpoczęciem rozprawy zainstalować oprogramowanie niezbędne do udziału w wideokonferencji wskazane w zarządzeniu składu orzekającego. Rozprawy protokołowane są przez personel sądu, który je nagrywa i umieszcza na specjalnej platformie w formie pliku wideo.

Niezwłocznie po wydaniu orzeczenia informacja o jego treści udostępniania jest stronom w formie elektronicznej za pośrednictwem wskazanej platformy. Wyrok w formie pisemnej zostaje wydrukowany z platformy i opatrzony podpisami składu orzekającego po jego rektyfikacji lub po upływie terminu dla stron na złożenie wniosku o rektyfikację.

Chociaż większość dotychczasowych postępowań odbywała się bez konieczności przeprowadzania rozprawy w formie wideokonferencji, to niewątpliwie należy przyznać, że uregulowania w tym zakresie są na tyle wystarczające, by dokładnie odwzorować i urzeczywistnić przebieg postępowania tradycyjnego, gwarantując przy tym stronom swobodę wypowiedzi i możliwość przedstawienia argumentacji prezentowanej zwyczajowo na rozprawach.

W tym kontekście na uwagę zasługuję fakt, że zaledwie kilka dni temu w Sądzie Arbitrażowym przy Krajowej izbie Gospodarczej w Warszawie odbyła się pierwsza rozprawa online z wideokonferencją. W siedzibie sądu obecny był wyłącznie sekretarz, natomiast Arbitrzy i strony postępowania połączyli się ze sobą za pośrednictwem wideokonferencji. Dokumenty były wzajemnie przesyłane w formie elektronicznej.

Wskazać przy tym należy, że procedura zdalnego przeprowadzania czynności w trakcie rozprawy znana jest polskiemu wymiarowi sprawiedliwości nie tylko na gruncie sądownictwa arbitrażowego. W procedurze cywilnej podstawą przeprowadzenia wideokonferencji jest art. 235 § 2 kodeksu postępowania cywilnego, który wskazuje: „Jeżeli charakter dowodu się temu nie sprzeciwia, sąd orzekający może postanowić, że jego przeprowadzenie nastąpi przy użyciu urządzeń technicznych umożliwiających dokonanie tej czynności na odległość.” Co więcej, na podstawie delegacji ustawowej wynikającej z art. 235 § 3 kpc, Minister Sprawiedliwości w rozporządzeniu z dnia 24 lutego 2010 r. w sprawie urządzeń i środków technicznych umożliwiających przeprowadzenie dowodu na odległość w postępowaniu cywilnym – precyzyjnie określił rodzaje urządzeń, które mogą zostać użyte, oraz zasady przesłuchań na odległość.

Dodatkowo, w 2013 r. do kodeksu postępowania karnego wprowadzony został przepis umożliwiający przeprowadzenie przesłuchania świadka za pomocą urządzeń umożliwiających przekazania obrazu i dźwięku na odległość. W razie przesłuchania przy użyciu urządzeń umożliwiających przeprowadzenie tej czynności na odległość świadek ma obowiązek stawienia się w miejscu i czasie wyznaczonym w wezwaniu przez organ procesowy i wyraźnie się tu wskazuje, że może to być miejsce jego zamieszkania lub pobytu. Na gruncie doktryny prawa karnego wskazuje się, że przesłanką stosowania tele- lub wideokonferencji jest przede wszystkim niemożność bezpośredniego wykonania czynności procesowej w danym miejscu (jakim jest sąd) i w danym czasie.

Czy to możliwe w KIO…?

Jak wynika z powyższego praktyka prowadzenia sporów online funkcjonuje nie tyle w obrocie międzynarodowym, ale i dość mocno zakorzenione jest już w polskich regulacjach związanych z wymiarem sprawiedliwości. Oczywiste jest przy tym, że standardowy przebieg tradycyjnych rozpraw przed KIO nacechowany jest specyfiką, którą ciężko byłoby w pełnym zakresie odzwierciedlić w zdalnie przeprowadzanych sporach. Trudno bowiem wyobrazić sobie np. przekazywania pism procesowych w trakcie posiedzenia, względnie dowodów podczas wystąpienia w czasie rozprawy. Być może jednak warto zadać sobie pytanie, czy tego typu praktyki na pewno należy pielęgnować? Może prowadzenie postępowań odwoławczych online pozwoliłoby, niejako przy okazji, nieco zmodyfikować niektóre obyczaje funkcjonujące dotychczas w KIO. Zamiast zaskakiwać się pismami i dowodami na rozprawie strony mogłyby zostać zobligowane do przedstawiania ich na kilka dni przed rozprawą. Oczywiście dotychczasowa praktyka rodzi znacznie więcej pytań i wątpliwości, jednak nie mają one charakteru nieusuwalnych.

Wydaje się zatem, że uczestnicy rynku zamówień publicznych będą w stanie poradzić sobie z wymaganiami technicznymi, które generują takie rozwiązania. Warto wskazać, że oni są, przynajmniej w pewnym zakresie, obeznani z elektroniczną formą komunikacji. Już teraz wszystkie postępowania o wartości przekraczającej tzw. progi unijne prowadzone są elektronicznie (za pomocą specjalnie dedykowanych dla postępowań przetargowych platform). Również odwołania składane mogą być za pośrednictwem ePuap. W obu przypadkach niezbędne jest dysponowanie kwalifikowanym podpisem elektronicznym (zatem ewentualny wymóg korzystania z tego narzędzia na etapie postępowań odwoławczych online nie powinien być również istotną przeszkodą).

Należy zatem postawić wniosek, że stworzenie odpowiednich warunków do przeprowadzenia zdalnej rozprawy przed Krajową Izbą Odwoławczą jest w aktualnych realiach jak najbardziej możliwe. Pozostaje mieć nadzieję, że potwierdzi się to w praktyce. Z korzyścią dla całego sektora zamówień publicznych i jego uczestników.

Autorzy: Wojciech Merkwa, Radca prawny w kancelarii JDP, kieruje Zespołem Prawa Zamówień Publicznych, wojciech.merkwa@jdp-law.pl, Aleksandra Blukacz, aplikant adwokacki w Zespole Prawa Zamówień Publicznych