Wydłużenie realizacji umowy: kiedy naliczać kary, jak obliczyć koszty opóźnienia?

Kiedy można przedłużyć termin realizacji umowy?

Przedłużenie terminu wykonania zamówienia jest możliwe, ale tylko w ściśle określonych przypadkach. Przepisy regulujące zamówienia publiczne dopuszczają takie zmiany, jeśli wynikają one z obiektywnych, niemożliwych do przewidzenia okoliczności. Może to być m.in. zmiana przepisów prawa, siła wyższa, opóźnienia w dostawach wynikające z czynników niezależnych od wykonawcy czy błędy zamawiającego w zakresie dokumentacji przetargowej. W takich przypadkach nie tylko możliwe, ale wręcz konieczne jest formalne uregulowanie kwestii zmiany terminu i odpowiednie jej udokumentowanie.

Kary umowne i odpowiedzialność stron

Jednym z najważniejszych elementów kontraktów w zamówieniach publicznych są kary umowne, nakładane w przypadku przekroczenia ustalonego terminu realizacji. Wykonawcy powinni dokładnie analizować zapisy umowne, by uniknąć nieproporcjonalnie wysokich sankcji. Z kolei zamawiający muszą pamiętać, że zbyt rygorystyczne naliczanie kar może prowadzić do ich miarkowania przez sąd. Ważne jest także rozróżnienie przypadków, gdy opóźnienie powstało z winy wykonawcy, a kiedy wynikało z czynników obiektywnych – od tego zależy, kto ponosi odpowiedzialność i jakie są możliwości dochodzenia roszczeń.

Jak dokumentować przyczyny opóźnienia i dochodzić roszczeń?

Podstawą skutecznej obrony przed roszczeniami o kary umowne jest odpowiednie dokumentowanie wszystkich okoliczności wpływających na realizację kontraktu. Dzienniki budowy, korespondencja z zamawiającym, opinie biegłych czy ekspertyzy techniczne – to wszystko może stanowić istotne dowody w ewentualnym sporze. Warto także znać procedury składania wniosków o wydłużenie terminu oraz formalne wymogi ich uzasadnienia. Praktyka pokazuje, że brak precyzyjnej dokumentacji często prowadzi do odrzucenia roszczeń wykonawców.

Obliczanie kosztów wydłużonej realizacji umowy

Wydłużenie terminu wykonania kontraktu generuje dodatkowe koszty, zarówno dla wykonawców, jak i zamawiających. Wydatki na wynagrodzenie pracowników, zabezpieczenie placu budowy, dodatkowy sprzęt czy straty wynikające z braku płynności finansowej – to tylko niektóre z kosztów, które powinny być uwzględniane przy analizie ekonomicznej projektu. Warto znać metody kalkulacji takich wydatków oraz sposoby ich dochodzenia, aby uniknąć strat finansowych.

Aby zgłębić temat i zdobyć praktyczne narzędzia do zarządzania wydłużeniem realizacji kontraktów, Zespół Doradców Gospodarczych TOR zaprasza do udział w szkoleniu online „Wydłużenie się realizacji umowy - jak postępować, co badać, kiedy naliczać kary, jak obliczyć koszty wydłużonej realizacji zamówienia”. Wydarzenie odbędzie się 17 kwietnia o godz. 09:00. Szczegółowy program wydarzenia oraz rejestracja dostępne na stronie tor-konferencje.pl.